국방품질시스템 인증심사는 군수품 납품실적이 있는 모든 업체에 신청자격이 있으며, 군수 업체 단위공장별로 국방품질관리소의 품질보증업무 담당분소에 수시 신청할 수 있으며, 신청시 다음 서류를 제출.
1) 인증신청서 : 양식 1, 2
2) 품질매뉴얼 (절차서, 요건에 대한 절차서 및 관련부서 연계표)
3) 증빙서류 (필요시)
4) 공장등록증 사본(산업분류코드 표시)
2. 예비심사(문서심사)
품질보증업무 담당분소에서 신청업체 담당품질보증원을 포함한 3명의 심사원이 업체가 제출한 신청서류를 검토하여 미흡한 부분은 수정을 요구하며, 심사원은 주로 신청업체의 품질매뉴얼이 국방품질시스템 규격서(국방0050-9001~ 2)의 요구조건을 만족하고 있는지를 중점적으로 검토하며, 필요시 생산현장에서 품질매뉴얼이 이행되고 있는지를 점검하게 된다. 예비심사시 부적합사항이 발견되면 경부적합인 경우에는 신청업체에 시정조치 요구를 하게 되고, 중부적합 사항인 경우에는 수정보완 후 재신청하도록 문서로 통보한다.
3. 본 심사(현장심사)
본 심사는 예비심사 결과 중부적합사항이 발견되지 않은 신청업체에 대하여 국방품질관리소 사업총괄실의 인증심사팀을 위주로 구성된 심사원에 의해 수행되며, 인증여부를 결정하기 위한 목적으로 실시한다.
4. 심사 부적합사항의 조치
심사원으로부터 부적합사항으로 지적되면, 신청업체는 부적합사항에 대한 시정조치 책임자를 지정하고, 시정조치 계획을 수립하여, 근본적인 원인을 제거하므로서 재발되지 않도록 조치하여야 하며, 국방품질관리소에서 지정한 양식에 조치 결과를 기록하여 심사원(해당분소 품질보증담당자)에게 제출 시정 조치에 대한 확인을 받는다.
5. 심사 관찰사항의 조치
현재는 부적합사항에 해당되지는 않지만, 심사원이 다음과 같은 사항은 관찰사항으로 분류하여 신청업체에 제공하며, 신청업체는 이러한 관찰사항에 대하여도 적절한 조치를 취해야 한다.
6. 인증 심의
본 심사팀의 신청업체 현장심사가 완료되면 품질관리소 품질보증심의회에 인증심의를 의뢰 하고, 품질보증심의회에서는 본심사중 발견된 부적합사항의 시정조치 결과를 확인하여, 국방품질 시스템 인증업체로서의 적격여부를 판정한다.
7. 인증취득업체에 대한 사후관리
국방품질시스템 인증업체로 선정되면 년1회 이상 사후심사를 받게 된다. 사후심사는 인증을 획득한 업체가 국방품질시스템 규격의 요구조건을 지속적으로 충족하고 있는지를 확인할 목적으로 실시한다.
8. 유효기간 만료 후 재심사
국방품질시스템 인증서의 유효기간은 3년으로 인증 획득 후 3년이 경과하면 재심사를 신청하여 최초 인증심사 절차에 따라 재심사를 받아야 한다.